Dvaja dodávatelia môžu ponúknuť prepojenie rovnakého CRM, objednávkového systému a účtovného programu, a pritom hovoriť o rozdielnej práci. Jeden prenesie nové objednávky. Druhý navyše spáruje zákazníkov, vráti stav z účtovníctva, spracuje neskoršie zmeny a zapojí staršie záznamy.
Ak chcete ponuky porovnať, opíšte, čo sa má stať s konkrétnou objednávkou a kto výsledok skontroluje. Počet aplikácií ukazuje, kde sa práca deje. Pravidlá medzi nimi určujú, čo treba vytvoriť.
Sledujte jednu objednávku naprieč systémami
Predstavte si vymyslený veľkoobchod. Obchodníci vedú kontakty v CRM, zamestnanci prijímajú objednávky v objednávkovom systéme a finančný tím používa samostatný účtovný program. Firma chce, aby prijatá objednávka vytvorila návrh dokladu, ktorý finančný tím skontroluje.
Vezmime objednávku ORD-204. Jej zákazník má v CRM identifikátor C-81 a v účtovníctve účet A-347. Niekto musí určiť, že oba údaje označujú toho istého zákazníka. Párovanie iba podľa názvu firmy ponechá rozhodnutie otvorené, ak sa názov zmení alebo sa dva záznamy podobajú.
Potom určite, ktorý systém je zdrojom každého údaja. CRM môže dodávať meno kontaktnej osoby, účtovníctvo schválené fakturačné údaje a objednávkový systém prijaté množstvá a dohodnuté ceny. Pre tento príklad ide o možné rozdelenie; každá firma si musí dohodnúť vlastné pravidlá.
Aj slovo „prijatá“ potrebuje presný význam. Keď obchodný tím prijme objednávku, samo osebe to neznamená, že finančný tím schválil výsledný doklad. Dokumentácia Microsoftu k Dynamics 365 Sales ukazuje rozdiel na oddelených fázach ponuky, objednávky a faktúry. Takto funguje jeden konkrétny produkt. Pravidlá vášho prepojenia musia zodpovedať vášmu softvéru a práci.
Rovnaké tri systémy, rôzny rozsah práce
Pre vymyslený veľkoobchod prichádzajú do úvahy tri možnosti rozsahu. Každý pridáva prácu, ktorú treba opísať, vykonať a overiť, pokiaľ použité produkty potrebné kroky umožňujú.
Iba nové objednávky
Keď zamestnanci prijmú novú objednávku, do účtovníctva sa odošlú dohodnuté polia a existujúce identifikátory zákazníka, aby vznikol návrh dokladu. Finančný tím ho tam skontroluje. Neskoršie opravy zostanú ručnou prácou prideleného tímu.
Dohodnuté zmeny a spätná informácia
Navyše určite, ktoré neskoršie zmeny objednávky sa môžu preniesť, čo sa stane po kontrole dokladu finančným tímom a ktorý stav z účtovníctva sa vráti do objednávkového systému. Nevyriešené zmeny musia mať svojho riešiteľa.
Aj existujúce záznamy
Pridajte staršie objednávky za vybrané obdobie a súvisiace záznamy zákazníkov. Spárujte ich identifikátory, vyriešte dohodnuté problémy s údajmi a overte importovanú množinu pred prechodom na priebežné prenosy.
Menší rozsah môže stačiť. Ručná práca musí byť v ponuke viditeľná, aby kupujúci vedel posúdiť, či mu také usporiadanie vyhovuje. Pri širšom rozsahu treba výslovne opísať ďalšie cesty údajov a rozhodnutia.
Spíšte mapu prepojenia, ktorú môže dodávateľ oceniť
Začnite cestou z objednávkového systému do účtovníctva a zapíšte, čo ju spúšťa: „Objednávka získa v objednávkovom systéme stav prijatá.“ Uveďte identifikátor objednávky a spôsob spárovania zákazníka. Vypíšte prenášané polia a tam, kde je to dôležité, aj význam množstva, zliav, meny a stavu. Účtovný postup dohodnite s ľuďmi, ktorí zaň zodpovedajú.
Určite cieľový krok: vytvoriť návrh, upraviť návrh, ktorý sa ešte upraviť dá, alebo odovzdať prípad finančnému tímu. Uveďte, kto ho smie schváliť. Stanovte očakávané oneskorenie a okamih, keď majú zamestnanci začať riešiť nedokončený prenos. Slovo „pravidelne“ dáva dodávateľovi menej podkladov než dohodnutý termín.
Každú spätnú cestu opíšte zvlášť. Vrátenie identifikátora dokladu z účtovníctva je jeden krok. Vrátenie informácie o platbe je ďalší. Ani jedno neznamená, že všetky polia zákazníka alebo doklady možno upravovať v oboch systémoch.
Sprievodca Microsoftu prevodom významov medzi systémami vysvetľuje, prečo treba vedome riešiť rozdielny význam údajov a počítať s údržbou a sledovaním. Opisuje architektonický vzor, ktorý nie je povinný pre každé prepojenie. Pre ponuku je podstatné pomenovať prácu s prevodom významov namiesto predpokladu, že rovnako nazvané polia znamenajú to isté.
Užitočný opis cesty pre ORD-204 môže znieť takto: pre túto prijatú objednávku vytvoriť jeden návrh podľa dohodnutého spárovania zákazníka, vrátiť identifikátor z účtovníctva a ukázať nedokončené prípady koordinátorovi finančného tímu. Ponuka musí tiež stanoviť, ako sa riešia opakované oznámenia a neistý výsledok. Ide o požiadavku na dohodnutie a overenie, nie o sľub, že každý prenos prebehne práve raz.
Dohodnite, ako ľudia skontrolujú výsledok
Pri každej ceste zapíšte, čo znamená dokončenie. Odoslaná správa sama zamestnancom nepovie, či vznikol očakávaný návrh pre správneho zákazníka a so správnymi sumami. Dohodnite, ako porovnať príslušné záznamy v oboch systémoch, rozpoznať chýbajúci či nesúhlasiaci výsledok a nájsť identifikátory potrebné na preverenie.
Určite človeka alebo tím, ktorý výnimku prijme ako prvý, aké informácie uvidí a kto môže opraviť zdrojový záznam alebo povoliť ďalší pokus. Počítajte napríklad s neznámym zákazníkom, odmietnutým poľom alebo opravou, ktorá dorazí až po kontrole. Rozhodnite, ktoré prípady ľudia vyriešia ručne.
Tak vznikne použiteľná mapa prepojenia: spúšťacia udalosť, zdroje platných údajov, identifikátory, smer, význam polí, cieľový krok, termín, kontrola dokončenia a zodpovednosť za výnimky. Doplňte, kto poskytne testovacie účty a potvrdí, že výsledok vyhovuje.
Vymedzte rozsah historických údajov
Požiadavka „zahrnúť staré objednávky“ otvára ďalšie otázky. Vyberte typy záznamov a obdobie, určite potrebné súvisiace záznamy zákazníkov a priraďte zodpovednosť za ich párovanie a čistenie. Uveďte, čo sa po importe skontroluje.
Túto jednorazovú prácu oddeľte od priebežných prenosov. Dohodnite, kde historická množina končí a začína bežná prevádzka, vrátane zohľadnenia zmien počas odovzdania. Inak môžu dvaja dodávatelia počítať s rôznym množstvom prípravy a kontrol, hoci obaja do ponuky napíšu „import údajov“.
Porovnajte predpoklady a priebežnú prácu
Požiadajte každého dodávateľa o cenu podľa rovnakej mapy prepojenia. Nech uvedie, čo overil o verziách produktov, povolených operáciách, oprávneniach, obmedzeniach rozhraní a podmienkach konektorov a čo ešte musí preveriť. Samotný opis API alebo logo konektora nedokazuje, že váš účet potrebný krok umožňuje.
Ak chýba prístup alebo nie je rozhodnuté pravidlo, pýtajte sa, ako sa táto neistota vyrieši a ako sa premietne do ponuky. Britská vládna príručka Contracting for Agile rozoberá vplyv neúplných informácií na obchodné rozhodnutia pri verejnom obstarávaní. Pre toto porovnanie je užitočné zviditeľniť predpoklady skôr, než budete dve ponuky považovať za rovnocenné.
Oddeľte počiatočné nastavenie a testovanie od opakovaných platieb za softvér či konektory. Potom určite dohodnutú prácu pri prevádzke a údržbe: správu prístupových údajov, kontrolu nedokončených prenosov, úpravy mapovania a riešenie zmien kompatibility. Pýtajte sa, čo je zahrnuté, kto to robí a ako sa dohadujú neskoršie zmeny. Samotná položka predplatného tieto povinnosti nevysvetľuje.
Nakoniec prejdite objednávku ORD-204 v každej ponuke. Je jasné, čo dorazí, kedy, čo sa stane pri neúspechu a kto prípad prevezme? Každý rozdiel v rozsahu preberte pred porovnaním celkových súm.
Ak chcete s LINK-V prebrať konkrétne prepojenie, dobrým východiskom je naša služba integrácie API. Prineste opis ciest údajov a otvorené otázky; rozsah aj následnú starostlivosť dohadujeme pre jednotlivé projekty.
Časté otázky k ponukám na prepojenie systémov
Vyrieši existujúci konektor celý rozsah prepojenia?
Môže pokryť časť prenosu. Overte konkrétnu verziu produktu, oprávnenia a podporované operácie. Potom pre svoje cesty dohodnite význam polí, schvaľovanie, neskoršie zmeny a riešenie výnimiek.
Prečo historické údaje menia rozsah ponuky?
Staršie záznamy môžu vyžadovať párovanie identifikátorov, čistenie, súvisiace záznamy a overenie. Určite typy záznamov a obdobie, kto ich pripraví a kde import odovzdá prácu priebežným prenosom.
Kto má prepojenie po spustení udržiavať?
V ponuke pomenujte zodpovedných ľudí pre prístupové údaje, nedokončené prenosy, zmeny mapovania a kompatibility. Ich dohodnutú prácu oddeľte od predplatného produktov a stanovte, ako bude fungovať podpora a neskoršie zmeny.
